Эти поля появятся в списке сопоставления при загрузке новой базы и будут показаны в карточке клиента во время звонка, если для контакта заполнено значение.

Отделы можно назначать при создании аккаунта и в таблице «Все пользователи». Удаление отдела снимает его со всех пользователей, но самих пользователей не трогает.

Кнопки показываются на карточке звонка. Со статичной ссылкой — всегда; с плейсхолдером {ключ} — только если у клиента это поле заполнено. Ключи полей смотрите на вкладке «Пользовательские поля».